Vergrijzing verandert de draagkracht van een team al lang voordat iemand met pensioen gaat. Ervaren collega’s dragen vaak het werk dat nergens beschreven staat: nieuwe collega’s inwerken, het geheugen van de afdeling zijn, de lastige dossiers oppakken. Vertrekken zij, dan landt dat werk bij de collega’s die blijven. Breng je dat vooraf in beeld, dan voorkom je dat het team overbelast raakt.
Een voorbeeld: over drie maanden gaat een collega met pensioen die al 31 jaar bij de afdeling werkt. Er staat een afscheidsborrel gepland en er ligt een overdrachtsdocument van vier pagina’s. Wat er ontbreekt: dat aannemers haar bellen als het in de wijk misgaat, dat ze weet waarom die ene vergunning er zo uitziet, en dat nieuwe collega’s hun eerste vragen altijd bij haar stellen.
Hoeveel gemeenteambtenaren gaan de komende jaren met pensioen?
Een groot deel van het gemeentepersoneel is 55 jaar of ouder. Volgens de Personeelsmonitor Gemeenten 2025 van A&O fonds Gemeenten (het arbeidsmarkt- en opleidingsfonds van de gemeentelijke sector) gaat ongeveer een derde van de medewerkers binnen tien jaar met pensioen als er niets verandert, meldde de NOS bij de presentatie van de monitor. Bijna driekwart van de gemeenten heeft nu al te weinig personeel, en het verzuim lag met 7,1 procent op het hoogste niveau in 25 jaar.
Dit betekent dat in een team van twaalf mensen gemiddeld vier collega’s in het komende decennium met pensioen gaan, in een arbeidsmarkt waarin je ze lastig vervangt. De beweging is al gaande: in de Personeelsmonitor 2023 zag A&O fonds Gemeenten een opvallende stijging van het aandeel zestigplussers in de uitstroom, en noemde het de gemeentelijke sector veel meer vergrijsd dan andere sectoren.
Waarom merk je vergrijzing pas als iemand vertrekt?
Ervaren medewerkers doen werk dat in geen enkel functieprofiel staat. Ze kennen de geschiedenis achter besluiten. Ze weten wie je moet bellen. Ze vangen de vragen op die nergens anders terechtkunnen. Dat werk blijft onzichtbaar zolang het gebeurt, en wordt pas zichtbaar als het blijft liggen.
In mijn praktijk zie ik dat een overdracht zich richt op dossiers en formele taken. Het informele werk gaat zonder afspraak naar de collega die er het meeste van weet. Vaak is dat iemand die zelf al vol zit. De sterkste schakel breekt het eerst, en bij vergrijzing is dat vaak de collega die jarenlang naast de vertrekkende medewerker heeft gewerkt.
Wat doet vergrijzing met de collega’s die blijven?
Het Job Demands-Resources-model van de arbeidspsychologen Arnold Bakker en Evangelia Demerouti verklaart uitputting uit de verhouding tussen wat het werk van je vraagt en de hulpbronnen die daartegenover staan, zoals steun van collega’s en duidelijkheid over je rol. Bij vergrijzing veranderen beide kanten tegelijk. De taken van de vertrekkende collega komen erbij. De steun die zij gaf, met haar kennis en haar netwerk, valt weg. Dit betekent dat de belasting van de collega’s die blijven stijgt terwijl hun hulpbronnen dalen.
Je ziet dat eerst aan collega’s die er elke dag zijn en toch minder scherp werken: ze schuiven dingen vaker op, zijn korter van stof in het overleg en nemen werk mee naar huis (roze verzuim). In hun hoofd klinkt het als “dit hoort er nu eenmaal bij, het is maar tijdelijk”.
Aan de andere kant van de leeftijdsopbouw speelt hetzelfde. Volgens dezelfde Personeelsmonitor vertrekt meer dan een derde van de jonge medewerkers binnen drie jaar weer bij een gemeente. Ze komen in een team waar de kennis van ervaren collega’s nog nergens is vastgelegd, en waar niemand tijd heeft om die over te dragen. Dan loopt er aan twee kanten capaciteit weg.
Aan welke signalen zie je dat vergrijzing je team gaat raken?
Deze signalen kom ik in vergrijzende teams het vaakst tegen:
- Er is één collega die iedereen belt als het misgaat, en zij gaat binnen vijf jaar met pensioen.
- Het overdrachtsdocument beschrijft dossiers, terwijl niemand precies weet wat zij daarnaast allemaal doet.
- Nieuwe collega’s stellen hun vragen steeds aan dezelfde persoon.
- De collega die het werk straks overneemt, zit nu al aan haar grens.
Herken je er twee of meer? Dan is dit het moment om de verdeling in je team in beeld te brengen, nu de ervaren collega er nog is.
Waar begin je als leidinggevende?
Dit is iets wat veel teamleiders bij gemeenten herkennen: je weet wie er de komende jaren vertrekt, en je voelt dat er meer weggaat dan het overdrachtsdocument laat zien. Als beleidsadviseur bij een van de grootste gemeenten van Nederland zie ik die pensioengolf ook van binnenuit. Een leidinggevende zou dit nooit alleen hoeven uit te zoeken.
In Draagkracht in Beeld krijgt je team in drie maanden zicht op wie wat draagt, ook het werk dat nergens op papier staat. Zo is de kennis van je ervaren collega’s vastgelegd voordat ze vertrekken, en ligt er een verdeling waar het team zelf achter staat.
Wil je weten wat er wegloopt als je ervaren collega’s vertrekken?
Ik help teams om onzichtbare overbelasting meetbaar zichtbaar te maken, zodat de pensioengolf niet overgaat in verzuim bij de collega’s die blijven. Dat doe ik met een draagkrachtstrategie die standhoudt, ook als de samenstelling van je team verandert.
Gaan er de komende jaren ervaren collega’s uit je team met pensioen, en merk je dat hun werk nu al bij dezelfde paar mensen terechtkomt, ten koste van hun energie? Plan dan een gratis gesprek van 30 minuten. Daarin spar ik vrijblijvend met je over wat er in je team speelt en of Draagkracht in Beeld bij jouw team past.
Plan je gratis gesprek van 30 minuten
Bronnen
NOS, over de Personeelsmonitor Gemeenten 2025 van A&O fonds Gemeenten (26 mei 2026)
A&O fonds Gemeenten, presentatie Personeelsmonitor 2023
Bakker & Demerouti, Job Demands-Resources Theory (2017)
